係長昇任試験 論文対策

模範解答（約600字）

【業務分担を決める場面】
まず、各職員との個別面談を行い、それぞれの能力・経験・希望・制約を把握する。ベテラン職員には、その豊富な経験を活かせる重要業務や若手の指導役を担ってもらうことでやりがいを高める。若手職員には、本人が努力して達成できる程度の少し挑戦的な業務を割り当て、成長を促す。育児中で時間制約のある職員には、時間内で完結できる業務を中心に担当してもらいつつ、その能力や意欲を最大限発揮できる役割を与える。業務量は偏らないよう全体のバランスにも配慮する。

【進捗管理を行う場面】
定期的に係会議や個別面談を実施し、各職員の進捗状況を確認する。進捗管理ツールや共有表を活用して状況の見える化を図り、遅れや問題が生じた際には早期に把握できるようにする。ベテラン職員には自律的に進めてもらいつつ、必要に応じて相談できる関係を築く。若手職員には細かく進捗を確認し、つまずいている場合は適切なアドバイスやフォローを行う。育児中の職員には、急な対応が必要な場面でフォローできる体制を係内であらかじめ整えておく。

こうした個々の状況に応じた柔軟な対応により、全員がやりがいを感じながら力を発揮できる係を目指す。

模範解答（約600字）

まず、部下職員が難色を示した理由を丁寧に聴取する。「業務負担が増える」という懸念は真剣に受け止めるべきものであり、否定せずに一人ひとりの具体的な状況や不安を把握する。職員の意見を尊重する姿勢を示すことで、信頼関係を維持しながら対話を進める。

その上で、なぜこの業務が必要であるかを丁寧に説明する。市民サービスや組織としての使命の観点から意義を伝え、「やるべき業務である」という係長としての考えを誠実に共有する。感情的な対立を避けながら、論理的かつ共感的に説明することが重要である。

次に、負担を軽減するための具体的な工夫を検討・提案する。業務の優先順位の見直しや既存業務の効率化、役割分担の調整などを係全体で考える場を設ける。職員自身が解決策に参加することで、主体的に取り組む意欲を引き出す。また、育児中の職員には時間的な制約に配慮した分担を検討する。

さらに、係内だけでは解決困難な場合は、上司や関係部署に現状を報告し、人員の補充や応援体制について相談する。係長として抱え込まず、組織的に対応を検討する姿勢が重要である。こうした取り組みを通じて、職員の理解と協力を得ながら新業務を推進する。

模範解答（約600字）

まず、着任後早期に各職員との個別面談を行い、これまでの経験・得意分野・業務上の課題・将来の目標などを把握する。新体制であるからこそ、先入観を持たずにそれぞれの職員と向き合い、信頼関係の構築を最優先に取り組む。

指導・育成に当たっては、経験年数に応じたアプローチを取る。経験豊富な職員には、その知識や技術を最大限に発揮できる業務を割り当てるとともに、若手の指導やノウハウの伝承を担ってもらうことでさらなる成長意欲を引き出す。中堅職員には係の中核として自律的に動ける環境を整え、若手職員には本人の努力で達成できる目標を設定し、成功体験を通じて自信と意欲を育てる。いずれの職員に対しても、定期的な面談を通じて進捗を確認し、適切なフィードバックを行う。

係全体の効率向上については、各職員の強みを活かした適材適所の業務分担を徹底する。また、ベテランの暗黙知をマニュアル化・共有化することで、係全体のスキルレベルの底上げを図る。情報共有のための係会議を定期開催し、業務上の課題を全員で解決する文化を育てる。こうした取り組みにより、経験年数の違いを強みに変え、一体感のある係を築いていく。

論文攻略の鉄則

① 必ず「係長として」の視点で書く
「自分が」ではなく「係長として」何をするかを書く。主語を意識する。

② 構成は「問題把握→対話→行動→継続」
いきなり解決策を書かず、まず現状把握・部下との対話を書く。

③ 部下を否定しない
部下の意見・懸念を「まず受け止める」姿勢を必ず書く。

④ 具体的な行動を書く
「工夫する」「努力する」では不十分。「個別面談を行う」「共有表を作る」など具体的に。

⑤ 上司・組織との連携も入れる
一人で抱え込まず「上司に報告・相談する」という視点を入れると評価が上がる。